Diferenta dintre Facturarea Online si Facturarea Electronica



Conform directivelor in vigoare, factura reprezinta un document contabil emis de catre o societate (un furnizor) pentru un anume client (persoana individuala sau companie). De ceva vreme, firmele au la dispozitie modalitatea de facturare online, ce usureaza semnificativ munca lor si a angajatilor. Din ce in ce mai multe firme opteaza pentru a factura in acest mod. Cu toate acestea, facturarea online nu trebuie confundata cu facturarea electronica.

Ce este facturarea online?

Odata cu integrarea Romaniei in U.E., legea a fost modificata astfel incat facturile si chitantele nu mai sunt fiscale si implicit nu mai trebuie sa fie sub forma de tipizate printate de tipografi. Din 1 ianuarie 2007 facturile pot fi emise intern de fiecare si sunt corecte din punct de vedere legal daca ele cat contin toate informatiile impuse de codul fiscal in vigoare (Art. 155 ). Mai mult ele pot contine si elemente grafice pentru personalizarea (logo, antet personalizat etc.) in asa fel incat ele au devenit un element de branding pentru companii. In consecinta, din 2007 firmele pot emite facturi online !



Diferente facturare electronica

De asemenea, tot in codul fiscal se stipuleaza ca facturarea nu mai necesita folosirea unei semnaturi sau stampile, reducandu-se astfel timpul necesar unei tranzactii. Un mare avantaj al eliminarii acestei obligativitati posibilitatea trimiterii documentelor pe email urmand ca acestea sa fie tiparite pe hartie si contabilizate atat de client cat si de emitent. Astfel, cele doua parti pot evita o intalnire care ar avea ca singur scop emiterea unei facturi, lucru ce reprezinta un cost urias de timp.

Iata cateva din avantajele facturarii online:

  1. - timpul redus de emitere (prin autocompletarea si memorarea datelor de catre program)
  2. - evidenta este tinuta mult mai usor (documente, clienti, preturi)
  3. - pot fi generate rapoarte si statistici in legatura cu veniturile si incasarile realizate de firma direct din prgoram oferind astfel informatii pretioase de business si nu doar emitere de documente
  4. - posibilitatea unui backup automat (siguranta maxima a datelor)
  5. - poate fi folosita impreuna cu un magazin online pentru ca fiecare client in parte sa beneficieze de facturi personalizate
  6. - este accesibil oricand, de oriunde, de pe orice dispozitiv conectat la Internet!

Dezavantajele facturarii online:

  1. - spre deosebire de facturarea electronica, in acest caz procedura legala spune ca toate facturile trebuie printate si arhivate fizic, chiar daca au fost trimise prin mijloace electronice
  2. - faptul ca o conexiune la Internet este absolut necesara

Ce este facturarea electronica?

Facturarea electronica nu se refera atat la modul in care sunt emise facturile ci in modul in care acestea sunt stocate si contabilizate. Principalul aspect al facturarii electronice este faptul ca o factura emisa electronic Nu se mai tipareste de catre emitent (clientul o va tipari daca el nu este la randu-i emitent de facturi electronice), iar in contabilitate este de asemenea inregistrata in format electronic. Al doilea aspect, aproape la fel de important e faptul ca facturile electronice trebuiesc de asemenea arhivate in format electronic de catre un arhivator specializat si autorizat (sunt doar cativa arhivatori la nivel national la acest moment).



Emiterea unei facturi electronice se face in conformitate cu Legea nr. 148/2012, astfel ca o factura electronica este un document care indeplineste conditiile:

  1. - este emis de un program de calculator (tip Word, Excel, Adode sau un program personalizat);
  2. - este semnat electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
  3. - este marcat temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala (cuprinde o certificare a datei si orei la care a fost emisa);
  4. - contine datele si elementele grafice obligatorii;
  5. - este gestionata, transmisa si primita in format electronic prin sisteme informatice;

Avantajele facturarii electronice:

  1. - are in principiu aceleasi avantaje ca si cea online dar, in acest caz nu mai este necesara arhivarea in format fizic, iar asta aduce alte beneficii emitentilor cu un numar mare de facturi lunare (cel putin de ordinul miilor);
  2. - timpul redus de stocare;
  3. - timpul redus de accesare a facturilor;
  4. - grad inalt de siguranta;
  5. - reducerea timpului de trimitere si receptionare a facturii;
  6. - costuri mult mai reduse cu stocarea si tiparirea (nu se mai tiparesc si se stocheaza electronic);

Dezavantajele facturarii electronice:

  1. - costul de timp si bani pentru implementarea sistemului de facturare electronica si arhivare electronica a facturilor e crescut, fapt pentru care la acest moment facturarea electronica nu este deloc avantajoasa pentru firmele mici, care reprezinta 90% din firmele din Romania;
  2. - trebuie sa contina elemente aditionale de securitate in comparatie cu factura online;
  3. - nu se pot emite oricand si de pe orice dispozitiv conectat la Internet ;

In concluzie, facturarea online e pentru orice firma, facturarea electronica este inca avantajoasa doar pentru firmele mari (ganditi-va la costul lunar de transmitere si stocare a sute de mii sau milioane de facturi pe care il au companiile de utilizati si telecom).

Exista speranta ca se schimbe legislatia in asa fel incat facturarea electronica sa devina mai atractiva si pt IMM-uri, fapt confirmat de intentiile UE de a inlocui facturile tiparite pe hartie pana in 2020.


Facturarea online poate fi simpla, rapida si practica.

Cu Smart Bill Online ai o solutie de facturare online completa ce acopera toti pasii de la emiterea facturii pana la inregistrarea platii.

Incearca Gratuit